ATA DA 8ª REUNIÃO DO CONSELHO FISCAL
TRIÊNIO 2007/2010
Aos dois dias do mês de outubro do ano de dois mil e nove, em Brasília-DF, em conformidade aos termos do Estatuto, Seção IV, art. 29 e seus parágrafos, o Conselho Fiscal da FENAJUFE, reuniu-se para conferir e elaborar o relatório das contas dos meses de maio, junho, julho e agosto do corrente ano.
Local: sede da Fenajufe – SQS – Quadra I – Bl C – Brasília/DF
Início: 09:00 h de 02/10/2009. Término: 15:00 de 04/10/2009
Presentes: Titulares: Maria Eliete Maia (Sinje/CE), Waldson Silva (Sindjuf/PA/AP) e Célia Maria Lopes Tosta (Sindjus/DF), e Suplentes: Iracema Martins Pompermayer (Sinpojufes/ES), Marinilda Dias da Silva (Sintrajud/SP) e Paulo Eduardo Silva de Abreu (Sintrajuf/PE). ausente no dia 04/10, a Conselheira, Marinilda Dias da Silva (Sintrajud/SP).
OBSERVAÇÕES:
Ø MAIO:
· O Conselho Fiscal detectou uma doação de R$60,00 feita para a confecção do site “Pro-Conferência de Comunicação”, sem que no documento que a lastreava, constasse a rubrica do respectivo Diretor que determinou o citado valor;
· Foi constatado que os “vouchers” de taxi utilizados por alguns Diretores, não contêm o devido preenchimento exigível para a respectiva aferição;
· Foi constatado excesso de horas-extras.
Ø JUNHO:
· A Comissão constatou que quando da confecção de materiais de publicidade, não foram anexados os exemplares e/ou arte final, para constatação da respectiva despesa;
· Constatado pagamento ao assessor parlamentar sem apresentação de relatório do trabalho realizado;
· Verificado pagamento de diárias com valores elevados com o fundo de caixa;
· Foi apresentada justificativa com documentos anexos, pelo Diretor Rogério Fagundes, que diz comprovar o efetivo exercício da função de Secretário de Audiências na 15ª Vara Trabalhista de Salvador/BA.
Ø JULHO:
· Foi constatado que os “vouchers” de taxi utilizados por alguns Diretores, não contêm o devido preenchimento exigível para a respectiva aferição;
· Foi constatado excesso de horas-extras;
· Foi constatada a troca da Agência de Turismo prestadora de serviços à Federação para uma Agência localizada em Porto Alegre, sem que tivesse havido pesquisa de preços e sem apresentação de contrato, conforme recomendado anteriormente por este Conselho.
Ø AGOSTO:
· Verificou-se que raros foram os “vouchers” preenchidos indevidamente;
· Constatou-se a remarcação de passagem para o Diretor Roniel sem a devida justificativa;
· Constatou-se o recolhimento com atraso do IRRF sobre a NF nº 759, emitida pelo Escritório de Advocacia Pedro Maurício Pita Machado e Advogados Associados;
· Foi verificado pagamento de altos valores pelo “CAIXA” da Federação, como diárias para um único Diretor em R$ 550,00 e R$ 600,00 para doação.
OUTRAS CONSTATAÇÕES EM TODOS OS MESES EXAMINADOS:
· A inexistência de cobrança dos débitos do Sintrajud/SP relativo ao débito com a Federação das CONTRIBUIÇÕES MENSAIS com vencimentosn nos meses de junho, julho e agosto de 2008, que perfazendo o valor de R$ 96.305,73, à época do débito, sem qualquer proposta de negociação com a Federação, tendo em vista o tempo já decorrido, o volume de arrecadação mensal de R$321.010,00, somado ao fato de estarem pagando normalmente os meses subseqüentes;
· Devoluções de cheques a partir do mês de junho, custodiados no mesmo mês de maio, decorrentes de débito de negociação realizada com a Federação;
· Estão sendo ordinariamente gastos valores para pagamentos de fotógrafos durante as atividades da Federação, inobservando as sugestões deste Conselho visando à economia e parcimônia de gastos com o dinheiro da federação.
REMANESCENTES DOS RELATÓRIOS ANTERIORES:
· Persiste o hábito de utilizar os “vouchers” sem o adequado preenchimento do formulário, por parte de alguns diretores;
· As horas-extras continuam sendo realizadas todos os meses;
· Até o momento o Conselho não teve retorno da Diretoria quanto ao tema recomendado no relatório da última reunião – patrocínio de um curso de fotografia a um dos empregados que o desejar ou justificativa da negativa por parte dos empregados. Este Conselho aguarda a manifestação dessa direção;
· O Conselho também não obteve nenhuma resposta com relação à recomendação de repactuação do contrato com o Assessor Parlamentar, constante do relatório da 6ª e 7ª reuniões;
· O fundo de caixa continua com valores elevados, não tendo sido estabelecido um valor limite ordinário que é para pequenas despesas, descaracterizando a finalidade da conta caixa, assim como o próprio FUNDO DE CAIXA tem permanecido com valores muito elevados em desacordo a orientação do Conselho Fiscal e da Auditoria realizada na Federação.
· Ausência de comprovação de que a diretoria tenha solicitado às entidades filiadas, cópia do Balancete Mensal, ou das folhas de repasses que os tribunais fazem a elas. REITERA que as mesmas sejam solicitadas.
Ø RECOMENDAÇÕES/SUGESTÕES:
· O Conselho solicita à Diretoria da Fenajufe que oficie ao Órgão de origem do Diretor jurídico Rogério Fagundes, para que informe qual a função exercida e/ou recebida, bem como o respectivo período, uma vez que o Conselho considerou os documentos apresentados apenas como início de prova;
· Reitera a sugestão de que seja feita licitação junto às agências de viagem para contratar a que apresente maiores vantagens. Tal licitação deverá ser refeita periodicamente no prazo máximo de 3 (três) anos;
· Quanto à assessoria parlamentar, reitera a solicitação que o Assessor faça um relatório das atividades realizadas no mês, a ser juntado ao pagamento mensal;
· Recomenda-se que nos acordos com entidades filiadas em débito, seja cobrada a
atualização da moeda;
· O Conselho insiste que a diretoria estabeleça com urgência um valor limite módico, mensal, para o fundo de caixa, em face das reiteradas solicitações deste Conselho e em observação à orientação da última auditoria;
· O Conselho Fiscal reitera que as deliberações para participação de diretores em eventos externos, nacionais e internacionais, decididos em reunião ou consulta entre a diretoria, conste de ata ou outro documento hábil, os nomes do(s) diretor(es) que participará(ão) do respectivo evento, com a justificativa de sua importância e levando-se em consideração a avaliação do custo/benefício, conforme art. 2° e seus incisos do estatuto da Federação;
· Reitera-se ainda a recomendação da homologação do acordo coletivo dos empregados da Federação na DRT, caso não seja possível fazê-lo no sindicato da categoria;
· Este Conselho reitera o pedido de apresentação de todas as Atas de Reuniões da Diretoria, especialmente as que impliquem ônus para a Federação;
· O Conselho reitera a solicitação para que seja arquivada em sua pasta, uma cópia da relação das atividades e eventos da diretoria para manuseio quando das reuniões ordinárias;
· Reitera outrossim, solicita-se que seja tombado o acervo da biblioteca jurídica existente na Federação;
· O Conselho sugere que se adote como medida administrativa de economia, a admissão de Jornalista que desempenhe as funções de fotojornalismo, tendo em vista o constante e elevado pagamento avulso a terceiros com fotografias;
· Recomenda-se que seja feita a devida provisão de recursos para a realização anual dos respectivos encontros dos Conselheiros Fiscais das Entidades Filiadas à Federação;
· Recomenda-se que o índice de reajuste de contrato de prestação de serviço continuado seja pesquisado, elaborado o respectivo cálculo e anexado ao aludido contrato para aferição do valor pago;
· Tendo em vista as deficiências e inadequações da atual sede física da federação, considerando ainda a previsão de altíssimo gasto iminente a ser realizado com a reforma do edifício, bem como do auditório da mesma, recomendamos que com a maior brevidade que o caso requer, que se inicie pesquisa de mercado visando à aquisição de imóvel com as devidas adequações às necessidades atuais da federação, observando as normas pertinentes às pessoas com deficiências, evitando desperdício de recursos e a permanência da ineficácia da utilização do referido imóvel;
· Este Conselho reitera a solicitação para que seja feito o planejamento orçamentário e financeiro anual da Diretoria;
· O Conselho solicita seja-lhe apresentado na próxima reunião, a escala de Plantão e atividades desenvolvidas pelos Diretores liberados pela Fenajufe a partir do dia 1º/01/2009;
· Recomenda-se por fim, que sejam realizados os lançamentos contábeis de contas nos demonstrativos, de forma individualizada, quanto às despesas da Diretoria das dos respectivos Eventos;
· Recomenda-se que por ocasião da confecção de materiais de divulgação para eventos, que sejam anexados exemplares e/ou arte final, ainda que em cópias, na prestação de contas;
· Reitera-se a recomendação de que os tributos, taxas e tarifas não sejam pagas com multas e juros;
· Reitera-se a necessidade de justificativa quando houver remarcações de passagens;
· O Conselho solicita auditoria das contas das contas da federação no presente exercício, em período a ser definido pelo Conselho oportunamente.
Ø CONCLUSÃO:
· Conferida a atualização do levantamento patrimonial nesta 8ª Reunião, houve o acréscimo de um notebook, placa 241, de uso exclusivo da rádio Fenajufe e um computador e respectivo monitor, placas 242 e 243, estando em uso no apartamento;
· Efetuada a conferência física do saldo do caixa, dia 30.09.2009, tendo sido apurado o saldo de R$ 211,04 (duzentos e onze reais e quatro centavos);
· O Conselho informa que tendo em vista o que foi deliberado pela XV Plenária, este Conselho apresentará proposta de seu regimento Interno no Congresso que ocorrerá em março de 2010 para aprovação, solicitando de logo, a sua inclusão em pauta como também, já deliberado na referida Plenária;
· As observações constantes nos relatórios anteriores e não reiterados neste, decorrem da solução das solicitações, recomendações e sugestões etc;
· Fica desde já designada a próxima reunião do Conselho Fiscal para apreciação das contas dos meses de setembro, outubro, novembro e dezembro de 2009, para o período de 29 a 31 de janeiro de 2010. Considerando que se trata de encerramento do exercício com análises de balanço patrimonial e demonstração do resultado do exercício findo, o Conselho solicita a convocação do primeiro suplente para auxiliar nos trabalhos;
· Fica definido que o exame das contas dos meses de janeiro e fevereiro de 2010, bem como a elaboração do Parecer deste Conselho será realizado durante os dois dias que antecedem o Congresso, e para tanto, solicita seja-lhe reservado espaço adequado no local do Congresso para a realização da 10ª Reunião deste Conselho com a sua composição de titular e suplente, assim como a elaboração do Parecer final da contas da atual gestão.
Brasília (DF), 04 de outubro de 2009.
MARIA ELIETE MAIA SINJE/CE – PRESIDENTE DO CONSELHO |
WALDSON SILVASINDJUF/PA-AP |
CELIA MARIA LOPES TOSTA SINDJUS/DF |
IRACEMA MARTINS POMPERAYER SINPOJUFES/ES |
MARINILDA DIAS DA SILVA SINTRAJUD/SP |
PAULO EDUARDO SILVA DE ABREU SINTRAJUF/PE |